የጊዜ አያያዝ “እኔ ባለሁበት ሥራ እና እኔ በማይረባ ስብሰባ ውስጥ ተጠምጃለሁ”

የጊዜ አያያዝ “እኔ ባለሁበት ሥራ እና እኔ በማይረባ ስብሰባ ውስጥ ተጠምጃለሁ”

የምጣኔ ሀብት ምሁሩ ፒላር ሎሬት እነዚህን የስራ ቀጠሮዎች እንዴት ወደ ከፍተኛ ደረጃ ማሻሻል እንደሚቻል በ«30 ደቂቃ ስብሰባዎች» ላይ ያብራራሉ።

በሥራ ቦታ አዲስ ስብሰባ ሲነገርህ በግዴለሽነት እና በመልቀቅ ካንኮራፈርክ የሆነ ችግር አለ። እነዚህ የስራ ቀጠሮዎች የኛን ሙያዊ ስራ ለማሻሻል መሳሪያዎች መሆን አለባቸው እና ብዙ ጊዜ መጨረሻቸው ጊዜ ማባከን ብቻ ነው።

ይህ ሁኔታ - ከሚመስለው በጣም የተለመደ - የኢኮኖሚ ባለሙያውን ያነሳሳው ፒላር ሎሬት, በንግድ እና በአደጋ ትንተና ውስጥ ልዩ, ለመጻፍ "የ 30 ደቂቃ ስብሰባዎች", ግልጽ መመሪያዎችን እና ምክሮችን በመጠቀም የስብሰባዎችን ውጤታማነት ለማሳደግ እና ዓላማውን የሚያሟላበትን መንገድ ያቀረበበት መጽሐፍ።

ከጸሐፊው ጋር ተነጋግረን ጊዜ ማባከን እንዲያቆም እና እንድንሳተፍ የተገደድንባቸውን ስብሰባዎች በአግባቡ እንድንጠቀም ቁልፎችን ጠየቅናት፡-

ስብሰባ ሲያቅዱ ድርጅት በጣም አስፈላጊ የሆነው ለምንድነው?

ጥሩ እቅድ እና አደረጃጀት ከሌለን አላማዎቹ ግልፅ አይሆኑም፣ የምንወያይባቸው ነጥቦችም ሆነ ያለው ጊዜ ግልፅ አይሆኑም። ከቁጥጥር ውጭ የሆነ ቆይታ እና ከተሳታፊዎች የሚጠበቁትን አናሟላም. ልንበሳጭ እንችላለን እና የሁሉንም ሰው ጊዜ ማባከን ይሆናል።

በደንብ ያልታቀደ እና የተፈለገውን አላማ ያልደረሰበት ስብሰባ ምን አይነት አሉታዊ ተጽእኖ ይኖረዋል?

በኢኮኖሚያዊ ጉዳዮች ላይ ከሚወጣው ወጪ በተጨማሪ ፣በስብሰባዎች ላይ መገኘት ያልታቀደ እና ከ90 ፣ 60 እና 30 ደቂቃዎች በኋላ ምንም መደምደሚያ ላይ ካልደረሰ በተሳታፊዎች መካከል አሉታዊ አመለካከት እና ተስፋ መቁረጥ. ይህ ሁኔታ ከቀጠለ ደግሞ ከጊዜ በኋላ “ባለኝ ሥራ እና በማይጠቅም ስብሰባ ላይ መገኘት አለብኝ” ብለን እያሰብን መጨናነቅ ቀላል ነው።

እንዲሁም በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች አለቃ በሆነው በአደራጁ ላይ በተሳታፊዎች አስተያየት ላይ አሉታዊ ተፅእኖ አለው ።

ለምንድነው 30 ደቂቃ ለስብሰባ ቆይታ ጥሩው ጊዜ የሆነው?

30 ደቂቃ ውጤታማ የሆኑ ስብሰባዎችን በማዘጋጀት ከራሴ ልምድ በመነሳት በመጽሐፉ ውስጥ የማቀርበው ፈተና ነው። በግልጽ ተጨማሪ ጊዜ የሚያስፈልጋቸው ስብሰባዎች አሉሌሎች ዓላማህ ባነሰ ጊዜም ቢሆን ሊወሰድ የሚችልበት፣ እና በአንዳንድ አጋጣሚዎች የስብሰባው 30 ወይም 60 ደቂቃ እንኳ በጥሪ ወይም በኢሜል ሊተካ ይችላል።

በመጽሃፉ ውስጥ የሚናገሩት የውሳኔ ሰጪው ምስል እንዴት ነው የሚሰራው?

ስለ 30 ደቂቃ ስብሰባ ተሳታፊዎች ስንናገር, ግልጽ መሆን አለበት ትክክለኛው ቁጥር ከአምስት ሰዎች መብለጥ የለበትም. እና ምርጫዎ ትክክለኛ መሆን አለበት. የአወያይ, አስተባባሪ, ጸሃፊ (ተመሳሳይ ሰው ሊሆኑ ይችላሉ) እና የተሳታፊዎችን ምስሎች መለየት እንችላለን. በመርህ ደረጃ በ30 ደቂቃ እና ቢበዛ አምስት ሰዎች በሚደረግ ስብሰባ ውሳኔ መስጠት ስምምነት ነው እንጂ ግጭት መፍጠር የለበትም።

ስብሰባውን በተቻለ መጠን ውጤታማ ለማድረግ እንዴት ማደራጀት አለብን?

ስብሰባውን እንዴት ማደራጀት እንደሚቻል በአምስት ነጥቦች ማጠቃለል እንችላለን። የመጀመሪያው ይሆናል። ዓላማውን ይግለጹ እና የሚፈለገው የስብሰባው ውጤት. ቀጣዩ, ሁለተኛው, ትክክለኛውን ተሳታፊዎች ይምረጡ. ሦስተኛው ነው። ስብሰባውን ማቀድ; ከሌሎች ነገሮች በተጨማሪ አጀንዳውን አውጥተው፣ ቦታውን ምረጡ፣ የሚጀምሩበት ጊዜ እና የሚቆይበት ጊዜ እና ከስብሰባው ቁልፍ ሰነዶች ጋር በቂ ጊዜ ለሚፈልጉ ሰዎች ይላኩ እና እንዲያዘጋጁት።

አራተኛ, ግምት ውስጥ ማስገባት አለብን መዋቅር ንድፍ የስብሰባዎች ማለትም የአሠራር ሕጎች እና በእርግጥ ስብሰባው የሚቆየው 30 ደቂቃዎች እንዴት በይዘት እንደሚዋቀሩ። በመጨረሻም, አንድ ማድረግ አስፈላጊ ነው የስብሰባ ክትትል. ሁሉም ተሳታፊዎች የተደረጉ ስምምነቶችን እንደሚያውቁ እና ማንኛውም የክትትል እርምጃ መከናወን ካለበት ለእያንዳንዳቸው የተመደቡት ተግባራት እና የአፈፃፀም ጊዜ ምን እንደሆኑ ያረጋግጡ ።